Каждый начинающий предприниматель и собственник крупного бизнеса сталкивается с задачей составления первичных документов бухгалтерского учета. В любой момент их может запросить налоговая служба, чтобы провести проверку предприятия. Отсутствие документации приведет к серьезным проблемам.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Первичные учетные документы в бухгалтерии – это основа налогового и бухучета компании. Если говорить простыми словами, это документы, которые необходимо оформлять при любых операциях в бизнесе: покупка товаров, заказ на разработку сайта, оказание услуг, выдача заработной платы сотрудникам и так далее.
Документы можно оформлять как в бумажном виде с подписями ответственных лиц, так и в электронном виде с использованием ЭЦП. Для электронного первичного документооборота нужно составить с контрагентом дополнительное соглашение, разрешающее ЭДО. Также нужно прописать возможность ЭДО в учетной политике организации. Обеим сторонам для ведения цифрового документооборота необходимо иметь усиленные квалифицированные подписи. ЭЦП имеет такую же юридическую силу, как обычная подпись.
Без первичной учетной документации бухгалтер не сможет отобразить в отчете операции, которые проводит компания.
При составлении первичных документов бухгалтерского учета важно придерживаться установленных правил оформления. Документы должны иметь обязательные реквизиты:
название документа и дату составления;
полное название организации, которая составила документ;
описание проводимой операции;
условия совершения операции в денежном или натуральном показателе;
ФИО и подписи ответственных лиц.
Каждая компания может использовать собственные бланки первичной отчетности с указанием обязательных реквизитов. Унифицированные формы отменили еще в 2013 году.
Однако некоторые унифицированные формы сохранились, к ним относятся: платежное поручение по форме 0401060, кассовая книга (КО-4), расчетно-платежная ведомость (Т-49), приходный и расходный кассовые ордера (КО-1 и КО-2).
Первичные документы бухгалтерского учета: перечень
Рассмотрим, что относится к первичным документам при работе с клиентами и контрагентами:
договор;
счет на оплату продукта;
акт выполненных работ или акт приема-передачи;
платежное поручение (требуется не всегда);
счет-фактура и накладные.
Также документы первичного бухгалтерского учета включают авансовый отчет, бухгалтерскую справку, все виды платежных документов (кассовые чеки, бланки строгой отчетности), ПКО, РКО и другие. Полный список первичной документации в бухгалтерии зависит от вида деятельности организации. Законодательством не определено, какие именно первичные бухгалтерские документы должны быть использованы в процессе ведения хозяйственной деятельности.
Описание первичных бухгалтерских документов
Мы уже разобрали, что такое первичная документация в бухгалтерии, теперь перейдем к более подробному описанию документов, которые используются в бухучете.
Договор — соглашение, которое заключается между двумя сторонами. Выделяют несколько видов: договор оказания услуг, договор купли-продажи, договор аренды. В нем прописываются условия сделки и объект.
Счет на оплату — документ, который выставляет одна сторона для оплаты своих услуг или продукции. В нем содержатся реквизиты, наименование товара или услуги, стоимость и НДС (предусмотрено или нет).
Акт выполненных работ, акт приема-передачи — составляется в двух экземплярах после оказания услуги или получения товара. Это обязательный документ, который подтверждает факт совершения сделки.
Платежное поручение — документ, подтверждающий, что одна сторона перевела деньги за оказание услуг или покупку товаров другой стороне. Платежное поручение обычно запрашивается в банке, в котором открыт расчетный счет.
Накладная — документ, который составляется для перевозимого груза. Накладную формирует продавец товара, она нужна для прохождения таможни и других процедур.
Счет-фактура — главный документ, который нужен для подтверждения факта отгрузки товара поставщиком по согласованной цене.
Авансовый отчет — первичный документ бухгалтерского учета, который подтверждает расход денежных средств, связанных с ведением деятельности предприятия, выданных в качестве аванса. В отчете указывается выданная сумма, фактические расходы, остаток или перерасход.
Кассовый чек — фискальный документ, подтверждающий факт приобретения товара или услуги. Он может быть как в бумажном виде, так и в электронном формате.
Бланк строгой отчетности — аналог кассового чека, в котором содержатся данные об оплате товара или услуги. Простыми словами, это документ, подтверждающий получение денег.
Приходно-кассовый ордер — первичный бухгалтерский документ, подтверждающий поступление наличных денег в кассу организации. Документ имеет унифицированную форму КО-1.
Расходно-кассовый ордер — документ, который подтверждает изъятие наличных средств из кассы предприятия. Составляется по форме КО-2.
Особенности хранения первичной бухгалтерской документации
Первичка в бухгалтерском учете — это важные документы, которые нельзя выбрасывать. Их необходимо передавать в архив, а до передачи в архив хранить в отдельном помещении, оборудованном закрывающимися шкафами. Также важно, чтобы первичные бухгалтерские документы были отсортированы в хронологическом порядке.
Подробные требования к хранению первички прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29.07.1983 № 105. В Налоговом кодексе тоже говорится об обязанности хранить документы первичного учета (пп. 8 п. 1 ст. 23).
Срок хранения первичных документов для бухгалтерии составляет не менее пяти лет, при этом есть ряд документов, для которых срок хранения установлен выше. Например, годовые бух. отчеты придется хранить всю жизнь, как и передаточные акты и свидетельство о постановке на учет в налоговый орган. В течение 75 лет необходимо хранить трудовые договоры, ведомости на выдачу дивидендов и реестр доходов физических лиц.
Если вы занимаетесь бизнесом, рекомендуем не утилизировать документы, имеющие отношения к деятельности вашего бизнеса, вне зависимости от регламентированного срока хранения.
