Личная карточка отражает основную информацию сотрудника. С 2021 года оформление личных карточек является необязательным, но некоторые работодатели все еще используют этот документ.
Форма Т-2: особенности
Объем документа составляет четыре страницы листа формата А4. В нем отражается 11 разделов.
Заполняют карточку, как правило, сотрудники отдела кадров или же руководитель предприятия.
При заполнении документы необходимо учесть следующие моменты:
информация в первую и вторую страницы вносится при принятии гражданина на работу, а в третью и четвертую – во время трудовой деятельности;
данные заполняются на основании документов, предоставленных сотрудником;
при составлении карточки можно использовать компьютерные программы;
работник не имеет права самостоятельно заполнять форму Т-2.
Обратите внимание, что предпринимателям не обязательно вести карточки работников. Однако многие все равно используют данную систему для собственного удобства.
Какие документы нужны для создания унифицированной формы Т-2
Закон не устанавливает дедлайны для заполнения карточки работника. Однако в документе следует отразить отметку из трудовой книжки о принятии на должность.
Чтобы заполнить форму Т-2, необходимы следующие документы:
трудовой договор;
приказ от работодателя;
паспорт сотрудника;
трудовая книжка или другой документ, подтверждающий стаж рабочей деятельности;
свидетельство о пенсионной страховке;
документы об образовании, подтверждения квалификации и специальных знаний;
документы воинского учета (для тех, кого могут призвать на службу);
автобиография или устное предоставление личных сведений.
В зависимости от специфики работы могут понадобиться иные документы.
Для заполнения сведений о военном учете во втором разделе формы Т-2 также нужны такие документы, как:
временное удостоверение или полноценный военный билет, если человек находится в запасе;
подтверждение того, что гражданин подлежит призыву, если человек может быть призван в армию.
Т-2 личная карточка работника: образец
Напоминаем, что форма Т-2 состоит из 11 разделов, в каждом из которых указывается тематическая информация. Далее мы расскажем, как правильно заполнить каждый блок.
Также для удобства вы можете скачать образец карточки работника здесь.
Документы для скачивания
Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2
В шапке документа указываются ОКУД – код карточки работника и ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных.
Также необходимо указать полное наименование предприятия и адрес (желательно фактический).
В таблицу вносятся:
дата составления документа в формате ДД.ММ.ГГ (например, 01.01.2023);
табельный номер сотрудника, присвоенный в компании при приеме на работу;
ИНН (не обязательно);
СНИЛС;
первая буква фамилии работника (в ячейке «алфавит»);
характер работы (как указано в приказе о приеме на работу);
пол работника (полное слово или обозначение М/Ж).
Пример заполнения таблицы
Личная карточка работника: как заполнить разделы
Рассказываем, как правильно заполнить каждый раздел по форме Т-2, чтобы не допустить ошибок.
Внесение общих сведений в личную карточку формы Т-2
В данный раздел вносятся данные из паспорта сотрудника.
При заполнении общих сведений важно помнить:
Дата рождения указывается полностью (например, первое января 1990 г.), а в ячейке с кодом дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (например, 01.01.1990);
В строке «место рождения» должно быть не более 100 знаков, сокращать можно только слова город − гор., область − обл., поселок − пос. и т.д. Слова село, станица, кишлак и аул сокращать нельзя;
Если имеется двойное гражданство, необходимо указать страну, гражданином которой является сотрудник;
Наименование учебного заведения можно сократить без искажения смысла;
Стаж работника рассчитывается согласно п.61 Инструкции, утвержденной постановлением №192п Правления ПФР;
Данные о членах семьи (ФИО) следует вписывать без сокращений;
Если прописка и место фактического проживания сотрудника совпадают, вторую строку следует оставить пустой.
Важным и сложным пунктом первого раздела являются коды:
ОКАТО − код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН − код гражданства работника (Россия − 1, двойное − 2, иностранец − 3, отсутствие гражданства − 4);
ОКСО − код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР − еще одна форма кода специальности.
Эта информация, как правило, есть у отдела кадров.
Пример заполнения таблицы
Пример заполнения таблицы
Воинский учет в форме Т-2
Информация во второй раздел вносится для граждан, подлежащих военному призыву, согласно документам воинского учета. При заполнении этих данных помните:
первый пункт не заполняется, если сотрудник является офицером запаса;
в третьем пункте не допускаются какие-либо сокращения;
седьмой пункт следует заполнять карандашом, т.к. эти сведения могут измениться;
второй раздел должен проверить и подписать инспектор по кадрам (подпись, расшифровка и должность);
подписать должен и сам работник.
Пример заполнения таблицы
Информация о приеме на работу и переводах
Данные вносятся на основании приказа руководителя.
При этом всю информацию из этого раздела необходимо продублировать в трудовую книжку.
Сотрудник должен поставить подпись под каждую запись.
Аттестация в бланке личной карточки работника
Информация четвертого раздела заполняется в соответствии с документом, выданным работнику в момент аттестации.
В строке «Решение комиссии» необходимо указать нужную официальную формулировку: «соответствует/не соответствует занимаемой должности». Если требуется переаттестация, необходимо указать это в решении комиссии.
Дата аттестации и формирования протокола указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.2023).
Переподготовка и повышение квалификации
Информация в пятом и шестом разделах заполняется на основании документов сотрудника или данным отдела подготовки кадров.
Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Заполнять необходимо все строки. Исключение − ситуации, когда отразить нечего (если у работника отсутствует квалификация и т.п.).
Награды и поощрения
В седьмом разделе указываются все типы наград, которые работник получил в процессе трудовой деятельности (на основании статьи 191 Трудового кодекса РФ).
Необходимо перечислить все награды и звания. Сокращать наименования можно без потери смысла.
Отпуск: пример заполнения личной карточки работника
В восьмом разделе отражается информация:
об ежегодном отпуске;
об отпуске без сохранения заработной платы;
об отпуске по уходу за ребенком.
В частности, указываются тип отпуска, сроки, продолжительность в днях и основания для предоставления.
Если заканчивается место для записей, необходимо создать «Дополнение к личной карточке работника». В нем указывается шапка (как в основном документе) и недостающие данные по разделу.
Льготы и дополнительные данные
В девятый раздел включается вся информация о льготах, которые получил сотрудник.
Десятый раздел заполняется при желании работодателя. Здесь можно указать иную информацию о работнике, например, данные о группе инвалидности, посещении обучающих курсов и т.д.
Прекращение трудового договора
Заключительный раздел заполняется по аналогичным третьему разделу рекомендациям. Однако в данном разделе дополнительно ставится подпись инспектора по кадрам.
Дата увольнения – день, когда сотрудник фактически выполнял трудовую деятельность в данной организации.
Заполнение личной карточки работника: частые ошибки
Несмотря на подробные инструкции, при заполнении формы Т-2 иногда допускаются ошибки. Серьезных негативных последствий от этого не будет, однако при внешней проверке при наличии множественных несоответствий отдел кадров могут оштрафовать.
Чтобы исключить такой вариант, обратите внимание на следующие ошибки, которые наиболее часто встречаются в личных карточках:
Спецсимволы. Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2;
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за границы предназначенных полей, но в зоне кодирования посторонний текст не допускается;
Прочерки. В форме Т-2 нельзя ставить прочерки, следует оставить строчки, где нечего писать, пустыми;
Заполнение карточки через компьютерные программы. Этот способ допускается лишь в первых пунктах документа, т.е. в момент приема сотрудника на работу. Данные, которые заполняются в процессе работы, нужно заполнять строго вручную.
Обратите внимание, что при наличии ошибок испорченную карточку можно переделать при начальном заполнении. Допущенные в процессе трудовой деятельности сотрудника ошибки не дают основания для переписывания формы Т-2.
Итоги
Личная карточка отражает основную информацию о сотруднике. С 2021 года вести личные карточки сотрудника необязательно, на работодатель может это делать для собственного удобства.
Составлять карточку должны сотрудники отдела кадров на основании документов работника и организационных приказов.
Личная карточка состоит из 11 разделов, первые из которых заполняются в момент принятия сотрудника на работу, а последующие — в процессе трудовой деятельности.
