Важным требованием к работе ИП и компаний является сдача отчетов в налоговую и другие госорганы. Законодательство при этом разрешает отправить документы по почте, если отсутствует возможность или время лично предоставить отчетность.
Однако в этом случае обязательно нужно отправить письмо с описью вложения по форме Ф 107. Как это сделать рассказываем подробно в данной статье.
Что такое опись вложения в ценное письмо Почты России
Под описью понимается перечисление вложенных в конверт документов. При отправке ценных бумаг по почте отправителю необходимо заполнить опись вложения по утвержденной Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 года форме Ф 107.
Преимущества почтовых отправлений с описью вложений формы Ф 107
Отправка почтой необходимых документов может помочь вам избежать штрафов и пеней за нарушение сроков предоставления отчетности.
Дело в том, что сотрудник почтового отделения при принятии письма ставит в описи штамп с текущей датой. Следовательно, день, в который вы передали письмо на почту, будет считаться днем сдачи отчета.
Поэтому если вы не успели вовремя принести отчет в ведомство, можете направить его по почте даже в крайний день сдачи. Так вы снимете с себя ответственность за нарушение сроков и предотвратите начисление штрафных санкций.
Опись вложения в ценное письмо: бланк
Бланк описи вложения по форме Ф 107 можно заполнить как электронным способом, так и от руки.
Вот так выглядит опись вложения в ценное письмо.
Пример описи вложения в ценное письмо
Обратите внимание, что форму Ф 107 нужно заполнить в двух экземплярах. Один из них сотрудники почтового отделения вложат в конверт с документами, а другой завизируют и отдадут вам.
Вы можете перед походом в почтовое отделение заполнить опись онлайн. Для этого достаточно перейти на сервис по заполнению формы Ф 107, ввести данные и распечатать готовые бланки.
Как заполнять опись вложения в ценное письмо
Отправитель должен заполнить следующую информацию о письме:
порядковый номер документа, его наименование, количество и объявленную ценность (данные вносятся в таблицу);
общий итог предметов и объявленной ценности (рассчитывается сумма соответствующих колонок);
отправитель (указываются ФИО отправителя или наименование компании);
подпись (справа от отправителя).
Если остались пустые ячейки, можно поставить прочерки. Если же вам не хватило места для заполнения всех документов, можно перейти на второй лист бланка и пронумеровать последующие листы (например, «лист 1 из N» и так по порядку). Общий итог предметов и ценности можно рассчитать один для всех вложенных бумаг.
Стоит помнить, что исправлять ошибки в описи вложения нельзя. В таком случае следует заполнить бланки заново.
Опись вложений формы Ф 107: объявленная ценность
При отправке ценного письма можно указать ценность каждого вложенного документа и итоговую сумму. Однако эта процедура не является обязательной.
Если вы все же ставили ценность, конверт следует подписать так: «С описью, ценность (итоговая сумма) рублей».
Объявленная ценность в бланке нужна для того, чтобы в случае потери письма почта вернула отправителю или получателю итоговую сумму.
Однако за это придется доплатить 4% от общей суммы объявленной ценности.
Как правильно отправить ценное письмо
Для отправки ценного письма вам необходимо предоставить сотруднику почтового отделения:
незапечатанный конверт с вложенными документами;
бланк описи вложения в двойном экземпляре;
деньги за отправку и дополнительные услуги почты.
Оператор должен сверить данные описи с содержимым конверта, проверить правильность заполнения формы Ф 107, поставить штампы и подпись на каждом бланке. Если все сделано правильно, вам выдадут один заверенный экземпляр описи и квитанцию об оплате.
При этом стоит учесть, что отправлять документы в налоговую нужно только в одном экземпляре. Второй экземпляр отчетности и опись вложения нужно оставить себе.
Где скачать форму Ф 107
Бесплатные бланки всегда есть в почтовых отделениях. Их можно заполнить на месте или взять с собой.
Если вы не можете или не хотите идти в ближайшее отделение, можно всегда скачать опись вложения на официальном сайте почты России. Вам останется только правильно его заполнить и передать сотруднику.
Итоги
При отправке ценных писем по почте обязательно нужно заполнить опись вложения по форме Ф 107
Отправка документов по почте позволит вам передать отчетность без посещения ведомства и избежать начисления штрафов за нарушение сроков сдачи, если осталось мало времени
Бланк можно заполнить онлайн, скачать форму Ф 107 и заполнить ее на компьютере или вручную, или же взять бланк в почтовом отделении
Для отправки ценного письма необходимо передать сотруднику почты опись в двух экземплярах, незапечатанный конверт с документами и оплатить услуги
